勤怠管理システム ～課題解決への道 STEP2～
勤怠管理システムについて、次のステップへ進みましたのでご紹介したいと思います。
前回の最後に”勤怠記録用紙を活用した勤務時間の自動集計に取り組んでいる”とお伝えしましたが、こちらようやく完成し、運用段階に入りました。
(前回の記事) 勤怠管理システム ～課題解決への道 STEP1～
NEW 勤務記録カード
今回は、『各自の勤務記録の入力作業や、経理の給与計算の手間を減らす』ことを目的とし、新しい勤務記録カードが作成されました。
以前は紙ベースで提出しており、給与計算も大変だったようですが、新しい勤務記録カードはデータで管理し、勤務時間等の集計まで行います。
簡単に使い方を説明します。
①まず「氏名」と「月」を設定する。
②次に、各日の勤務状態を設定する。(日付をクリックすると、入力フォームが表示されます)
③最後に、集計ボタンを押す。
以上です。簡単ですよね。
新しい勤務記録カードは、初期状態が通常勤務の状態になっており、「有休」や「直行直帰」など通常でない勤務日のみ変更すれば良いのでとても短時間で入力できます。
作成した技術者へのインタビュー
工夫したことなど、勤務記録カードを作成した技術者に感想を聞いてみました。
Q.「工夫したことは何ですか？」
A.「使い勝手です。入力が少なくなるように気をつけながら作成しました。」
Q.「大変だったことは何ですか？」
A.「経理担当の方に聞き、現状整理を行いながら作成しましたが、実際の経理業務の仕組みを理解するのが難しく、それを考慮してシステムを組んでいくことが大変でした。」
いろいろ聞いてみると、想像していたより仕組みが複雑で、いろいろなパターンを網羅するシステムを作るのは難しそうに思いました。
経理担当者へのインタビュー
経理の方へも、新しい勤務記録カードの感想を聞いてみました。
Q.「新しい勤務記録カードになりましたが、集計作業は楽になりましたか？」
A.「とても楽になりました。半日くらい時間が短縮されたと思います。」
Q.「さらなる要望は？」
A.「今もちょこちょこ修正依頼をしていますが、その他に追加して欲しい内容というと…有給管理ですね。有給残日数が自動で計算されると助かると思います。」
まだ計算が合っているか確認しながらの試験運用中とのことで、軌道に乗ればさらに時間が短縮できそうです。
今後の取り組み
まずは給与計算の手間を減らそうということで、今回は「STEP1の勤怠管理システム」とは別のシステムを作成しました。
今後は、「STEP1の勤怠管理システム」と「STEP2の勤務記録カード」が連携したシステムを目指します。